Организация склада на производстве

В современном мире все большее значение приобретает автоматизация учета. Это связано в первую очередь с возросшим объемом информации, которая необходима для принятия решений. Как правило, в первую очередь автоматизация касается ввода и хранения первичной информации, поскольку сохраняемая в электронном виде информация остается доступной в любой момент времени. Кроме того, учитывая темпы развития вычислительной техники и IT-технологий, можно смело утверждать, что через несколько лет объем информации, необходимой для принятия решений (независимо от сферы деятельности человека), возрастет экспоненциально.

Все большее число фирм самой различной величины и направленности приходят к необходимости автоматизировать свой учет. Начинается все, как правило, с бухгалтерии, поскольку даже налоговые органы уже выставляют предприятиям требования сдачи отчетности в электронном виде. С ростом фирмы наступает момент, когда бухгалтеры начинают «захлебываться» в первичных документах (накладных, счетах-фактурах, авансовых отчетах, квитанциях, чеках и т.п.). Выходов из этой ситуации (как и из любой другой) как минимум два.

1. Увеличить штат сотрудников (в первую очередь – в бухгалтерии). Этот способ решения проблемы очень хорошо известен по советским временам, когда штаты бухгалтерии разрастались прямо пропорционально росту оборотов предприятий. Соответственно, затраты на содержание бухгалтеров (а также экономистов, кладовщиков и пр.) практически «съедали» всю дополнительную прибыль. Ведь содержание дополнительного штата работников не ограничивается лишь их зарплатой и налогами на нее. Необходимо также учитывать дополнительные расходы на содержание рабочих мест (аренда, энергозатраты, канцелярские, социальные и прочие расходы). Можно, конечно, до поры до времени игнорировать растущие запросы собственных работников, минимизируя расходы, но такой подход чреват ростом нелояльности сотрудников, выражаемой сначала тихим недовольным ропотом (в основном – в курилках), затем тихим, а в дальнейшем и открытым саботажем (возможен даже вариант с забастовками и судебными разбирательствами). Вообще наращивание штата «учетчиков» – это тупиковый путь.

2. Внедрить автоматизированную систему учета (сначала хотя бы основной информации), позволяющую ограничить количество сотрудников, занятых непроизводительной работой «записи цифр». Такой подход, несмотря на всю очевидную прогрессивность, имеет также свои минусы:

·         для ввода первичной информации необходимо повысить квалификацию сотрудников – не все имеют опыт «общения» с вычислительной техникой;

·         необходимо приобрести достаточно дорогостоящую технику, а также выбрать обслуживающую фирму (или нанять сотрудников с соответствующей квалификацией);

·         нужно выбрать соответствующее потребностям фирмы программное обеспечение.

·         Большинство руководителей фирм, сталкиваясь с необходимостью внедрения автоматизированной системы, действуют по стандартной схеме – выбор системы осуществляется исходя из представлений руководителя о том объеме денежных средств, которые он готов выделить на автоматизацию. Как правило, этот объем определяется не по какой-либо методике, а исходя из «общих соображений» - минимум затрат и максимум результата. Но уже давно известно, что «дешево – хорошо не бывает». Это не означает, что нужно затратить огромные деньги, а в результате получить «нечто» никому не нужное.

Для того, чтобы избежать лишних затрат, но при этом создать полноценную, а самое важное – достаточно гибкую (достаточно легко адаптируемую к дальнейшему развитию фирмы) систему учета, необходима помощь профессионалов. Большинство фирм, серьезно занимающихся автоматизацией деятельности предприятий, выдвигают основным условием начала автоматизации – проведение полного обследования деятельности предприятия (так называемого предпроектного обследования, хотя, по сути, обследование, с последующим написанием развернутого технического задания (ТЗ) – это, как минимум, половина всего проекта) или предоставления Заказчиком (фирмой, которой нужна автоматизация) готового развернутого ТЗ.

Что дает такое обследование? В первую очередь – систематизацию представления о деятельности фирмы. Ведь даже у руководителя, прошедшего всю структуру фирмы «с низов», не может быть полного представления о деятельности каждого сотрудника в постоянно меняющихся условиях. Хотя некоторые руководители считают, что знают все. Это заблуждение, так как невозможно знать все, особенно при постоянном развитии. Критерием нормально составленного ТЗ можно считать ту ситуацию, когда другая фирма, занимающаяся внедрением автоматизированных систем, возьмется за внедрение на основании составленного ТЗ.

Кроме того, предварительное обследование в 70-80 процентах случаев позволяет оптимизировать структуру фирмы, а в 90 процентах случаев – оптимизировать информационные потоки внутри фирмы, выделив центры получения информации, центры учета информации и ответственных за различные потоки информации сотрудников (и/или подразделения).

Вторым этапом должно стать формирование команды специалистов, которым будет поручена разработка и внедрение системы учета. Разработка может проводиться как своими силами (при наличии соответствующего штата сотрудников), так и быть поручена сторонней организации. При этом необходимо выполнение следующих обязательных условий:

·         в такой команде обязательно должен быть ответственный представитель Заказчика, наделенный достаточными административными полномочиями (иначе естественное «сопротивление» сотрудников – не обязательно осознанное – не будет преодолено, что может «похоронить» весь проект);

·         в команде должен быть уполномоченный представитель исполнителя – руководитель проекта (для управления деятельностью сотрудников наемной фирмы);

·         обязательно наличие достаточного количества исполнителей (аналитиков, программистов, работников технических служб и т.п.).

·         Третьим этапом является собственно разработка либо настройка под потребности заказчика при внедрении какой-либо стандартной системы учета. При этом, в соответствии с разработанным ранее ТЗ, все внедряемые процессы должны контролироваться ответственными сотрудниками, как правило, руководителями тех подразделений заказчика, где в каждый конкретный момент проводится автоматизация.

Параллельно с разработкой может проводиться (по мере внедрения) обучение сотрудников Заказчика работе в создаваемой системе. При этом все замечания сотрудников должны фиксироваться (желательно – в письменном виде), анализироваться на соответствие ТЗ, и, в том случае, когда они (замечания) не выходят за рамки ТЗ, устраняться разработчиком.

Наконец, последним этапом собственно внедрения учетной системы является опытная эксплуатация (как правило – в зависимости от величины и количества разных блоков системы – занимает от одного до шести месяцев, хотя возможны и другие сроки). На этом этапе сотрудники начинают пробный учет информации в системе, выясняют все нюансы работы системы в том или ином режиме, составляют список замечаний. Мелкие замечания (находящиеся в рамках ТЗ) устраняются разработчиками по мере их поступления.

Крупные проблемы систематизируются, анализируются на предмет соответствия ТЗ и фиксируются в соответствующих протоколах между Заказчиком и разработчиками. Результатом опытной эксплуатации может быть составление дополнительного ТЗ – для устранения тех замечаний, которые вышли за рамки первого ТЗ. Работа с дополнительным ТЗ такая же, как и с первичным. После устранения всех недостатков система передается Заказчику в промышленную эксплуатацию.

На этапе обследования необходимо не только описать все автоматизируемые бизнес-процессы фирмы Заказчика, но и выявить возможные методы решения проблем. Допустим, в процессе развития количество номенклатурных позиций фирмы возросло в несколько раз, аналогично выросли и складские площади. Подбор необходимого для комплектации заказа покупателя товара замедлился.

При этом руководство фирмы хочет ускорить складские процессы без увеличения штата сотрудников. Тогда самое время подумать о внедрении системы штрихкодирования товара и мест хранения (выделения на складе «ячеек» и их маркировки), а также использовании соответствующего оборудования (допустим, терминалов сбора данных – ТСД – позволяющих значительно сократить ошибки при подборе и размещении товара на складе, а при инвентаризации  вообще сократить процесс в 3-4 раза).

Внедрение штрихкодированного учета получает в настоящее время все большее распространение в различных фирмах России (в западных странах это уже стандартный метод учета). При этом внедряется не только штрихкодирование товаров и мест хранения. Достаточно распространенным становится применение штрихкодов при учете сотрудников (те же «беджики» могут быть снабжены штрихкодом или даже кодом, записанным на магнитной полосе, например, для учета рабочего времени).

Некоторые фирмы (особенно те, у которых документооборот превышает 100-200 документов в день) внедряют штрихкодированный учет документов для быстрого выбора в учетной системе. Не секрет, что визуальный поиск документов в списках на экране компьютера существенно уступает по времени поиску по введенному штрихкоду.

Итак, начинать автоматизацию учета необходимо с предварительно обследования, позволяющего провести «генеральную уборку» в структуре фирмы. Далее необходимо (лучше с помощью профессионалов) выбрать подходящую систему учета (комплекс, состоящий из технических средств и программного обеспечения). Провести внедрение выбранной системы возможно, с одновременным внедрением передовых методов учета.

При принятии решения об автоматизации тех или иных процессов необходимо учитывать не только текущее состояние дел в компании, но и провести прогнозирование развития, чтобы внедренная система уже в ближайшее время не стала «узковата в плечах» и не тормозила, а, наоборот, помогала в развитии бизнеса. Необходимо спрогнозировать хотя бы такие моменты, как:

·         будущий объем обрабатываемых документов;

·         будущее количество пользователей внедряемой системы;

·         возможные ответвления в направлениях бизнеса фирмы на ближайшие несколько лет.

Такой подход позволит, во-первых, правильно выбрать учетную систему, а, во-вторых, избежать дополнительных затрат в будущем. Ведь если появится необходимость модернизации системы сразу после ее внедрения, то это приведет не только к дополнительным финансовым, но и к моральным издержкам. Кто же будет доверять системе учета, которая «устарела» сразу после внедрения. Наверняка и разработчики понесут потери от такой ситуации, хотя для них дополнительная разработка – это дополнительный заработок, но моральные потери могут быть выше дополнительных доходов.

Резюмируя все изложенное, можно сделать вывод – не нужно экономить на автоматизации, пытаясь провести ее как можно дешевле. Хотя экономический расчет внедрения системы не повредит. Но об этом – в следующий раз.

Владимир Руднев, руководитель проектов

Компания «СКАН СИТИ»

тел.: +7(495) 744-0887

www.scancity.ru